Laatst geüpdatet op juli 5, 2023 by Redactie
Iedereen kent het: Eerst begint de vergadering 35 minuten te laat omdat iemand niet kan inloggen, dan rent het krijsende kind van iemand anders door het beeld, dan heeft iemand de camera niet eens aangezet, maar je hoort hem duidelijk chips kauwen en … wacht… loopt daar iemand rond die niet bij de videoconferentie thuishoort? Videoconferenties brengen verrassingen met zich mee, maar met een paar voorzorgsmaatregelen kun je verrassingen en ongemakkelijke momenten gemakkelijk voorkomen. Hier is onze etiquette voor videoconferenties voor een succesvolle en professionele vergadering:
Lees ook: Regel de beste vergadering – 6 tips voor succes
Neutrale achtergrond
Gebruik een neutrale achtergrond en berg persoonlijke spullen op. De verzameling actiefiguren, hoewel indrukwekkend, hoort niet thuis in een professionele bijeenkomst. In veel toepassingen kun je ook de achtergrond vervagen – gebruik deze functie als je geen neutrale muur achter je hebt.
Zakelijk boven, informeel beneden
Joggingbroek, wijde trui en pyjama? De camera laat meestal maar een bepaald deel van jou zien, vandaar ons duidelijke “ja” voor casual onder, zakelijk boven!
Test eerst of alles werkt
Technische check: Test met een klein voorschot of alles technisch voor je werkt. In de regel ontvang je vooraf alle relevante informatie en kun je testen of je kunt inloggen op de conferentie. Controleer ook de camera- en audio-instellingen – is de juiste microfoon/headset ingesteld? Werkt de camera? Zijn alle kabels goed aangesloten? Dan kan het gaan.
Kijk naar de camera
Kijk naar de camera wanneer je met anderen praat. Het grote voordeel van een videoconferentie: als je in de camera kijkt, heeft iedereen het gevoel dat je in de ogen kijkt – dat creëert nabijheid en ziet er professioneel uit.
Controle achtergrondgeluid
Als achtergrondgeluiden vanwege de ruimtelijke omstandigheden niet kunnen worden vermeden, kun je het beste je microfoon uitschakelen als anderen aan het woord zijn! Dit werkt automatisch als je gebruik maakt van een videoconferentiesysteem met geïntegreerde echo- en ruisonderdrukking.
Altijd met een koptelefoon
Met een headset heb je altijd een goede geluidskwaliteit en voorkom je achtergrondgeluiden die je zelf misschien niet opmerkt, maar alle andere deelnemers aan de conferentie wel.
In het midden van het videobeeld
Plaats jezelf in het midden van het frame – zorg ervoor dat je hele hoofd in het frame zit en dat er niets wordt afgesneden. Zo kom je professioneel over en ben je perfect geënsceneerd. Als je dan toch op voldoende verlichting let, kan er niets misgaan.
Lees ook: 6 productiviteitskillers die succes beïnvloeden
Elimineer de chaos op het bureaublad
Niets is zo gênant als per ongeluk op het scherm delen dat je net op zoek was naar nieuwe autobanden op de bedrijfslaptop omdat je vergat de geopende tabbladen te sluiten. Zorg er in het algemeen voor dat je bureaubladachtergrond neutraal en netjes is en sluit alle geopende tabbladen voordat je een overdracht start. Zo voorkom je ongemakkelijke momenten.
Veel plezier bij je volgende meeting.
