Laatst geüpdatet op oktober 4, 2024 by Redactie
Het overzicht van de financiën moet ook een vanzelfsprekendheid zijn voor eigenaren van micro- en kleine bedrijven. Maar daar horen ook gecoördineerde en vaste werkprocessen bij die consequent worden nageleefd. Wat in het begin eenvoudig klinkt, is in het dagelijks leven vaak niet zo eenvoudig. Uitstel gaat sneller dan doen en het betalingsverzoek dat net is binnengekomen, belandt op een ongesorteerde stapel “to do” op het bureau. Ondernemers die met een systeem en structuur werken, besparen tijd en behouden het overzicht – een essentiële bouwsteen voor zakelijk succes. We hebben hier vier tips samengesteld voor kleine en micro-ondernemers om hun financiën op termijn op orde te krijgen.
Tip 1 – Routine en gedefinieerde archiveringssystemen helpen zelfs degenen die niet georganiseerd willen worden
De tijdwinst van een duidelijke archiveringsstructuur met vaste tijden voor de boekhouding is enorm. Routine is vooral nodig om de zaken netjes te houden. Het inplannen van een bankdag per week en een maandafsluiting in de agenda geeft structuur aan de boekhouding. Ondernemers die geen maandelijkse boekhouding hebben, vliegen blindelings en hebben geen overzicht van de huidige status of eventuele bijbetalingen aan de belastingdienst of zorgverzekering. De perfecte basis voor een snelle maandelijkse afsluiting: alle inkomsten en uitgaven moeten verifieerbaar zijn met bonnetjes. Het gaat nog sneller als de bonnen vanaf het begin worden gesorteerd op omzet en soort uitgifte.
Tip 2 – Digitalisering van de documenten
Net als alle ondernemers staan ook eigenaren van kleine bedrijven voor de uitdaging om digitale documenten en papieren documenten samen te brengen. Om de chaos van de ongesorteerde stapels onder controle te krijgen, zijn vaste locaties nodig voor de documenten. Tip: Alle papieren documenten moeten digitaal beschikbaar zijn. D.w.z.: papieren documenten moeten worden gescand en gearchiveerd. Gooi de papieren originelen niet weg. Opbergmanden, archiefmappen of sorteermappen zijn de ideale oplossing voor het tussentijds opbergen van papieren documenten in het dagelijks leven voordat ze worden verwerkt of gescand. Voor archivering op lange termijn zijn extra mappen noodzakelijk waarin de uitgaven in vaste categorieën worden verdeeld.
Lees ook: 7 Redenen waarom startende en kleine ondernemers kiezen voor online boekhouden
Tip 3 – Digitale tools besparen tijd
Digitale tools zijn essentieel voor goede financiën – vooral voor ondernemers en zelfstandigen. Het volgende wordt aanbevolen: Gebruik indien mogelijk slechts één tool die voldoet aan de individuele behoeften aan functionaliteiten. Op het gebied van boekhouding zijn er zeer verschillende, moderne boekhoudsystemen op de markt. Als je geen kasboek wilt bijhouden of hygiënisch veilige betaalmethoden wilt aanbieden, moet je, als je dat nog niet hebt gedaan, overschakelen op girale betalingstransacties en eventueel zelfs gebruik maken van extra geïntegreerde boekhoud- en betalingsmogelijkheden.
Tip 4 – Rekeningen voor persoonlijk en zakelijk gebruik
Met name voor kleine en zeer kleine bedrijven is het vaak gemakkelijker om zakelijke betalingen van tijd tot tijd via de privérekening te verwerken. Voor de boekhouding is het echter logischer om privé- en zakelijke uitgaven te scheiden. Alle zakelijke betalingen moeten ook via zakelijke rekeningen worden verwerkt. Dit omvat ook accounts die afzonderlijk worden beheerd door een creditcard of een digitale betalingsprovider. Tip: Zakelijke en particuliere betalingen moeten gescheiden worden gehouden. Dit is geen enorm gedoe en uiteindelijk loont het de facturering.
