Laatst geüpdatet op september 1, 2023 by Redactie
Tegenwoordig worden de operationele processen in bedrijven steeds meer afgestemd op de nieuwe hybride en virtuele werkvormen. De onboarding van nieuwe medewerkers via videoconferentie maakt daarom in tal van bedrijven al deel uit van het dagelijks leven. Om de training tot een succes te maken, hebben we een aantal tips voor succesvolle virtuele onboarding op een rij gezet.
Lees ook: Heb jij een ondernemersmentaliteit?
1. Planning en voorbereiding
Voordat nieuwe medewerkers in je bedrijf starten, moet je de tijd nemen om het onboardingproces in detail te plannen en voor te bereiden. Hierbij hoort ook het inrichten van de techniek om de virtuele start op de eerste werkdag vlekkeloos te laten verlopen. Zorg ervoor dat de toekomstige medewerkers vooraf hun apparatuur zoals computers, beeldschermen en headsets hebben opgestuurd of gekregen. Bereid alle benodigde materialen en informatie voor die werknemers op hun eerste werkdag nodig hebben.
2. Welkom en introductie
Verwelkom nieuwe medewerkers tijdens de eerste bijeenkomst en stel jezelf en je bedrijf voor. Zorg er ook voor dat je alle nodige informatie hebt over de werktaken, werktijden en alle belangrijke contactgegevens. Moedig nieuwe medewerkers aan om met de camera aan te werken om face-to-face contact met collega’s te onderhouden, aangezien oogcontact en gezichtsuitdrukkingen een essentieel onderdeel zijn van interpersoonlijke connectie en communicatie.
3. Inwerkperiode & vaste contactpersoon
Nieuwe medewerkers dienen na de introductie een uitgebreide training en introductie te krijgen. Dit kan door middel van trainingsvideo’s, handleidingen, presentaties of hands-on demonstraties. Je kunt deze documenten presenteren via de schermoverdracht van je videoconferencingsoftware. Tijdens de onboarding is het belangrijk dat nieuwe medewerkers een vast contactpersoon hebben die bereikbaar is voor vragen en problemen. Ook bij internationale bedrijven kunnen in individuele gevallen taalproblemen optreden, bijvoorbeeld als de nieuwe medewerker de taal niet spreekt van degene die de onboarding doet. Door live transcriptie en live vertaling in je videoconferentie in te schakelen, kun je mogelijke taalbarrières overwinnen.
4. Teambuilding
Onboarding is een geweldige manier om relaties tussen collega’s op te bouwen en te versterken. Moedig nieuwe medewerkers aan om met andere teamleden om te gaan. Dit zorgt niet alleen voor een sterke teamdynamiek, maar verhoogt ook de motivatie van alle teamleden. De virtuele ruimtestructuur biedt je nieuwe medewerkers de mogelijkheid om hun team en andere collega’s snel en gemakkelijk face-to-face te leren kennen. Met één klik kunnen ze door verschillende virtuele kantoren springen en ideeën uitwisselen met anderen. In virtuele ruimtes is er ook ruimte voor informele en besloten gesprekken.
Lees ook: Ondernemen: de voordelen van het gebruik van een podcast
5. Feedback
Regelmatige feedback is een integraal onderdeel van het onboardingproces. Maak regelmatig tijd vrij om met nieuwe medewerkers te praten en te zien hoe zij over hun nieuwe baan denken. Geef constructieve feedback om hen te helpen groeien en verbeteren.
