Laatst geüpdatet op februari 24, 2021 by Redactie
Het aantal e-mails dat we dagelijks ontvangen, neemt al jaren toe. De coronapandemie en het daarbij behorende werk op het thuiskantoor heeft deze ontwikkeling opnieuw versneld: veel kleine dingen die een paar maanden geleden kort aan het bureau werden besproken, worden nu per e-mail opgehelderd. E-mail kan een echte productiviteitsmoordenaar zijn en een constante bron van afleiding. We hebben daarom vijf tips samengesteld hoe je het aantal inkomende e-mails kunt verminderen, je inbox beter kunt organiseren en dus productiever kunt werken.
Controleer de mailbox alleen op bepaalde tijden
E-mails zijn niet zo destructief vanwege de pure leestijd, maar omdat ze onze werkprocessen constant onderbreken. Bijna geen enkele klant of collega verwacht direct antwoord. Deactiveer daarom altijd je e-mailnotificaties en stel vaste tijden in om je inbox te controleren. Je kunt bijvoorbeeld elk uur vijf tot tien minuten reserveren voor het lezen van nieuwe berichten of – nog radicaler – e-mails slechts twee keer per dag lezen, rond 11.00 uur en 15.00 uur. Tussenoplossingen zijn hier uiteraard ook mogelijk. Het kan handig zijn om in de handtekening een korte indicatie op te nemen wanneer e-mails worden gelezen.
Beslis onmiddellijk via e-mail
Velen van ons hebben last van volledig overvolle en chaotische inboxen. Dit leidt ertoe dat e-mails steeds opnieuw onnodig worden gelezen. Het resultaat is veel tijdverspilling. Daarom moet je een beslissing nemen over hoe je elke e-mail onmiddellijk na het lezen ervan voor de eerste keer moet behandelen: kort antwoorden, delegeren aan een collega, verplaatsen naar de juiste submap of de juiste categorie (of gebruik een geschikte tag indien je e-mailclient staat dit toe) of verwijder het volledig.
Lees ook: Voorkom dat je een workaholic wordt met deze eenvoudige stappen
Afmelden voor nieuwsbrieven die je nooit leest
Naast het beter organiseren van je eigen mailbox, is het natuurlijk ook cruciaal om het volume van inkomende e-mails te verminderen. Controleer bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven waarop je je hebt aangemeld. Velen van hen kun je zeker missen. Je moet je in de afgelopen week minstens één keer afmelden voor elke nieuwsbrief die je niet naar een spannend en relevant artikel heeft geleid.
Stuur zelf minder e-mails
Het is heel simpel: als we zelf minder e-mails schrijven, vermindert het ook het aantal e-mails dat we ontvangen. Je moet bijvoorbeeld het aantal CC-ontvangers altijd zo klein mogelijk houden. Dit voorkomt ook coördinatieproblemen en verwarring over verantwoordelijkheden. Je zou zelfs helemaal zonder BCC-ontvangers moeten doen. Deze functie is alleen nodig in individuele gevallen – bijvoorbeeld bij het verzenden van e-mails waarin de ontvangers elkaar niet kennen en niet zouden moeten leren kennen.
Gebruik een e-mailprogramma dat bij jou past
Ieder van ons heeft verschillende voorkeuren en gewoonten als het gaat om e-mailcommunicatie. Daarom moet je een e-mailclient kiezen die echt bij jou past en de functies bevat die voor jou belangrijk zijn. Voordelen hiervan zijn onder meer opties om inkomende berichten uit te stellen of later te verzenden, een automatische vertaling van e-mails of een ontwerpeditor om een visueel individueel en aantrekkelijk programma te hebben.
